個人企業の為のIT 導入講座
２００２年６月９日 記
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始めに
ＩＴ導入 実践
前提条件
企業規模
ITスキル
導入目的
顧客管理
必要設備
導入の実践と注意点
会計業務
必要設備
導入の実践と注意点
販売管理
必要設備
導入の実践と注意点
ポスター作成
必要設備
導入の実践と注意点
ホームページ
必要設備
導入の実践と注意点
導入後の維持管理
コンピュータの価格が安くなったことで業務活動の支援としてパソコンの導入を検討
されている個人企業も多いと思います。
私のところにも、どんな設備をそろえたらよいのですかと言う問い合わせがよくあります。
企業のIT導入に際しては、その規模に応じて導入方法はおのずと異なります。しかしIT
の導入が目的になってはいけないと言う点は、企業規模にかかわらず心しなければいけま
せん。
個人企業のオーナが特に注意しなければいけない点は、パソコンを導入すれば何でもでき
ると勘違いしない事。導入の方法によっては、余分な仕事が増え、パソコンを買った
もののほこりを被ったままで放置という結果になってしまいます。
あなたの企業でパソコンを利用してなにが出来るのか、利用目的に応じた導入法を紹介し
ます。
この講座で対象とする企業規模は、ITの為に専任者を置くことが出来ない
小規模企業
経営者もしくはパソコン利用者が、市町村で行われるIT講習終了程度の
能力があるものとします。
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パーソナルコンピュータ
OS： Windows98以降
メインメモリー：６４MB以上
ハードディスク：４GB以上
ドライブ構成 C：＆D：が望ましい
プリンター
新規購入ならA4独立インクタンクの物
ソフトウェア
筆まめ Vｅｒ１２ 実売価格５，０００円
筆まめ 市販参考書 約１，５００円
新規に購入される場合は、その時点での新製品を導入すること。
価格は、ディスクトップで１０万円、ノートパソコン１５万円ぐらい
で可。ハードにお金をかけないようにする事
パソコンで顧客管理をというと、マイクロソフト社のアクセス・
エクセルでと考えやすいが、これらのソフトは、習熟に時間を要し初心
者にはお勧めできない。すでにエクセルのテンプレート等が使いこなせ
るのであれば、テンプレートソフトの導入も可
筆まめで顧客管理のポイント
電話帳辞書が搭載されており、電話番号の入力だけで、世帯主及び番地
まで入力でき,備考を増やすことで、お買い上げ記録なども入力できる。
また、パソコンの習熟に合わせて、エキスポート機能を利用すれば、
エクセル・アクセスを利用して,さらに高度なデータ−ベースにも発展でき
る。まず,既存データを電子化することが重要。ソフトウェアが一つ使いこ
なせるようになれば,他のソフトウェアも基本操作はあまり変わらない為、
つぎに何をしようか,との意欲もわくはずである。
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パーソナルコンピュータ
OS： Windows98以降
メインメモリー：６４MB以上
ハードディスク：４GB以上
ドライブ構成 C：＆D：が望ましい
プリンター
新規購入ならA4独立インクタンクの物
ソフトウェア
弥生会計０２スタンダード
定価４０，０００円
新規に購入される場合は、その時点での新製品を導入すること。
価格は、ディスクトップで１０万円、ノートパソコン１５万円ぐらい
で可。ハードにお金をかけないようにする事
手書きで会計データを管理している個人企業の多くは、簡易帳簿や仕分日記
帳での会計処理をしている所が多く、伝票で会計データを管理している所は、
少ない。
伝票で会計処理をしている企業には，勘定奉行が、導入しやすいが、帳簿式
で会計データを記帳している企業には、弥生会計がお勧めである。特に、
簡易帳簿で日々の取引を記帳している個人企業にとって、現金出納帳に現金
の流れを記帳する方式は、非常になじみやすい。ほとんどの場合、現金出納帳
・預金出納帳・買掛帳・売掛帳を記入するだけで、貸借対照表まで作成で
きる。このことは、青色申告の特典である５５万円の青色申告特別控除が利
用できる大きなメリットである。
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パーソナルコンピュータ
OS： Windows98以降
メインメモリー：６４MB以上
ハードディスク：４GB以上
ドライブ構成 C：＆D：が望ましい
プリンター
新規購入ならA4独立インクタンクの物
ソフトウェア
弥生販売 ０２ プロフェッショナル
定価 ８０，０００円
新規に購入される場合は、その時点での新製品を導入すること。
価格は、ディスクトップで１０万円、ノートパソコン１５万円ぐらい
で可。ハードにお金をかけないようにする事。
販売管理をパソコンでする場合、会計ソフトとの連携を考えて導入する
必要がある。別の会社のソフトを導入すると、それぞれ、操作方法が異なり
まったく別のソフトとして、一から学ぶ事になり、担当者にとっては苦痛。
また、同じ会社の製品であれば、データの受け渡しも容易に行える。
先に、会計ソフトで弥生を導入したのであれば、弥生販売を使うのがよいだろう。
その際、スタンダード版もあるが、販売管理をパソコンで行おうとしている
企業ならば、発注・仕入・支払・在庫の管理もできるプロフェッショナル版
をお勧めする。
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パーソナルコンピュータ
OS： Windows98以降
メインメモリー：１２８MB以上
推奨 ２５６MB以上多いほどよい
ハードディスク：４GB以上
推奨 ４０GB以上多いほどよい
ドライブ構成 C：＆D：が望ましい
プリンター
新規購入ならA3独立インクタンクの物
ソフトウェア
筆まめ Vｅｒ１２ 実売価格５，０００円
デイジーズームプリントDX
定価 ８，８００円
筆まめ 市販参考書 約１，５００円
新規に購入される場合は、その時点での新製品を導入すること。
ポスター作成にあたっては、CPU は、速ければ速いほど快適に使え。
メモリー は、多ければ多いほどよい、できれば２５６MB以上が好ましい。
ポスターも A３ぐらいまでのポスターの作成であれば筆まめとA3用の
プリンターだけで、かなり見栄えのよいポスターが出来る。
デイジーズームプリントDX の利用で、コンパネ１枚分のポスター等も
作成が可能。（もっと大きな物も可能だが、現実的にはこのぐらいのサイズまで）
このソフトウェアには、拡大時に、コンピュータ特有のギザギザを補完する
機能があるが、きれいなポスターを作りたいときは、元になる絵を完成予定サイズ
で作る必要がある。そのため、コンピュータにかなりの性能が要求される。
筆まめ で作ったポスターをデイジーズームプリントDXで印刷する時、
エキスポート機能で ビットマップ形式に変換した物でないと利用できない為、
注意が必要。また、A３の用紙を張り合わせるのに、慣れが必要。
最初は、A３ ４枚ぐらいの貼りあわせで練習してみるとよいだろう。
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パーソナルコンピュータ
OS： Windows98以降
メインメモリー：１２８MB以上
ハードディスク：4GB以上
ドライブ構成 C：＆D：が望ましい
プリンター
ホームページ作成だけなら必要なし
新規購入ならA4独立インクタンクの物
ソフトウェア
ホームページビルダーV6.5
定価 １４，０００円
新規に購入される場合は、その時点での新製品を導入すること。
価格は、ディスクトップで１０万円、ノートパソコン１５万円ぐらい
で可。ハードにお金をかけないようにする事。
企業としてホームページを作成する場合、自社の宣伝媒体・電子商取引
に利用したいと、ホームページ作りを考えている企業が多い。
しかし、ホームページを作りさえすれば、商品がどんどん売れると言うことは
ない。今話題になっている 楽天への出店で成功しているとされている
企業でも、メールマガジンの発行などの必要経費が、収益を圧迫している。
現在、店舗・工場を構えている企業が、広告、名刺などに自社のホームページ
のアドレスを掲載するなど、宣伝・販促媒体と捕らえて、ホームページを考える
のが現実的です。
電子商取引のためのホームページ作りには、自社ドメインの取得など、専門家の
手助けが必要になり、かなりの費用が必要になる。
以下に、個人の方にホームページの作り方を相談された時の回答を参考までに掲載
します。
ホームページの作り方
１．ホームページを置く場所の確保
通常、自分が契約しているプロバイダーに数十メガの無料割り当て分が
ついていることが多いので、プロバイダーで確認をして申し込みが必要であれば
先に申し込みをして、ホームページを置く場所を確保してください。
（宣伝が入りますが、無料でホームページの場所を提供しているところもあります）
２．自分のコンピュータで、ホームページ作成用のソフトウェアでホームページの書式
（ＨＴＭＬ）を作成します。
ァ．ホームページ作成ソフトは、ＩＢＭのホームページビルダーがマニュアル本も
多く出ていますので使いやすいと思います。
（注意）オシャレなページが簡単にできますが、表示に時間のかかるページに
なりやすいので、あれもこれもと一つのページに盛り込まないように
しましょう。
ィ．ホームページで利用する写真や絵は、あらかじめ一つのホルダにまとめておいてから
ページを作成するとあとの管理がしやすくなります。
３．作成したページ（ＨＴＭＬ）とそれに取り込む写真や絵をプロバイダーで指定された
ホルダに ＦＴＰというソフトを使って自分のコンピュータからプロバイダーの
ウエブサーバーにアップ（コピーと思ってもかまいません）します。
４．確認と修正をして完成
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利用者教育
導入の前提条件としてシステムのための専任管理者を置けない個人企業を対象としている。
そのため、コンピュータを実際に操作する担当者が、自分の通常業務をこなしながら、
システムを運用する必要がある。従業員が操作する場合、作業時間の他、システム運用の
教育が必要になる。
必要設備にお金をかけないで運用することが望ましいと前述しているのは、設備管理、
利用者教育に投資する方が、実際の運用には効果的だと考える為である。担当者には、
給与面で何がしかの報奨金を出すことで、システム担当という自覚を持たせ、更なる、
スキルアップを目指すよう促すことが、自社の将来の業務改善につながっていくはずである。
導入システムの運用のスキル習得は、もちろんのこと、更なる、業務につなげていく為に、
担当者には、初級システムアドミニストレータの資格取得を目指すよう勧めるのが良いだろう。
この資格は、一メーカーに偏ることなく、IT全般の知識を習得する必要があるため、貴社の
業務改善の為のIT導入には、非常に有益な人材となるはずである。
設備管理
実際の運用にあたっては、最低限、運用マニュアルと、セキュリティーポリシーを作成
する必要がある。運用マニュアルには、担当者、実務における具体的な操作方法、
（いつ、どのように行うか）、障害時の連絡先、対処方法等を記述する。
セキュリティーポリシーは、自社で実行可能な内容を、担当者以外の者が読んでもわかる
よう記述する必要がある。最低限、セキュリティーポリシーとして掲げて欲しい内容
を１０項目にまとめたものを下記に掲載する。
パソコン管理・利用てびき 十か条
● 事業所ごとに管理者を一人置く
● 外部に公開しない資料の管理はLANに接続しないパソコンで行う
●ソフトウェアのインストールは、管理者が行う
（管理者の監督・指導があれば他のものが行うことも可）
● 管理者は、インストールに際して、対象ファイルのウイルスチェックをする
● 管理者は、管理するパソコンのウイルスチェックを週に一度行う
（ウイルスチェックの前に必ず定義ファイルの更新をする）
● 部外者のパソコン利用を禁止する
（管理者の立会いのもとでの利用は可）
●利用者は、ログイン時にパスワードの入力を自分で行う
● 利用者は、パソコンを離れる時は必ず電源を切る
●件名のないメール、また、添付ファイルのあるものは管理者の許可を得るまで開かない
（管理者は、開封が必要であればウイルスチェックをした後に開くこと）
● HTMLでのメールの送信はしない
（取引先にもテキスト形式でのメールの送信をお願いする）
もちろん、データの定期的なバックアップは、
全ての障害対策として行う必要があります
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